Virtuelles Führen – 6 Tipps für die erfolgreiche Umsetzung in Ihrem Unternehmen

Warum sollte ich mich mit Führen auf Distanz beschäftigen?

Flexibles Arbeiten wird für (junge) Wissensarbeiter mehr und mehr zu dem ausschlaggebenden Kriterium bei der Arbeitgeberwahl. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist Flexibilität von Arbeitszeit und -ort eines der wichtigsten Kriterien. Flexibles Arbeiten hat nachweislich, unabhängig von der aktuellen Lebenssituation der Beschäftigten, einen hohen Einfluss auf Arbeitgeberattraktivität sowie auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Um den Mitarbeiter/innen den Wunsch nach mehr Selbstständigkeit, sinnhaftem Arbeiten und einer höheren Arbeitsortsouveränität und zu ermöglichen, sind in Konzernen und im Mittelstand kreative Lösungen gefragt. Einerseits technische Lösungen – und andererseits Lösungen für Führung und Zusammenarbeit.

Tipp 1: Führen Sie eine Altersstrukturanalyse durch. Sie macht transparent, welche Generationen für Sie arbeiten und ist eine gute Basis für eine weitergehende Bedarfsanalyse.

Binden Sie die Führungskräfte frühzeitig in die Entwicklung der Rahmenbedingen mit ein

Virtuelles Führen und Arbeiten im Home-Office benötigen klare und transparente Absprachen bezüglich der Rahmenbedingungen, die gelten sollen.

Legen Sie fest

  • wann, wie und wo gearbeitet werden soll/kann.
  • welche Anforderungen es an den Arbeitsplatz gibt
  • wie Datenschutz und Sicherheit gewährleistet werden müssen
  • welche Erreichbarkeiten hierbei zwingend erforderlich sind.
  • wie die Kalendereinträge der virtuell arbeitenden Kollegen aussehen sollen – z.B. auch für private Dinge wie Kinderbetreuung, falls diese in die reguläre Arbeitszeit fallen.

Tipp 2: Entwickeln Sie die Rahmenbedingungen für virtuelles Führen gemeinsam mit ausgewählten Führungskräften, dem Betriebsrat und Mitarbeitern/innen. Das geht zum Beispiel in Form eines Pilotprojektes für eine Abteilung, dessen Ergebnisse gemeinsam ausgewertet werden.

Bedeutung des persönlichen Kontaktes bei der virtuellen Zusammenarbeit

Gerade zu Beginn neuer Projekte, oder wenn Teams neu zusammengesetzt werden, sind Kick-Off-Meetings wichtig. Informieren Sie über die relevanten fachlichen Themen und Ziele. Sprechen Sie über gegenseitige Erwartungen und formulieren Sie gemeinsam Spielregeln für die Zusammenarbeit. Nutzen Sie die Gelegenheit sich auch persönlich besser kennenzulernen – z.B. durch ein gemeinsames Essen oder eine gemeinsame Aktivität. So stärken Sie den Gruppenzusammenhalt und legen die Basis für Vertrauen. Die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert leichter, da sich alle untereinander besser einschätzen können.

Tipp 3: Investieren Sie zu Beginn (und ab und an) in Reisekosten etc. für einen Face-to-Face Austausch, dadurch wird die Zusammenarbeit leichter, angenehmer und produktiver.

Auf Distanz führen heißt durch Vertrauen und Ziele führen

Ihre (virtuellen) Mitarbeiter benötigen regelmäßiges, konstruktives Feedback. Am besten geben Sie dieses Feedback persönlich. Bei einer vertrauensvollen Arbeitsbeziehung ist Feedback aber auch im Telefonat möglich. Und nicht vergessen: Auch wenn Sie auf Distanz führen: Feiern Sie Ihre Erfolge (und die Ihres Teams) – wenn auch nur am Telefon.

Tipp 4:  Statt klassisch in der Kaffeeküche, können Sie sich auch zu einem kurzen virtuellen Kaffeetrinken verabreden und so auf „kurzem Dienstweg“ Projekte besprechen und Fragen klären.

Nutzen Sie die technologischen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Telefon- und Videokonferenzen werden oft als anstrengender empfunden als Meetings, bei denen alle Beteiligten an einem Tisch sitzen.

Bei Telefonkonferenzen müssen alle Informationen einzig auf der Basis des Gehörten (und ggfs. eines kleinen Bildausschnittes) verarbeitet werden. Diese Verarbeitung kann bei persönlichen Treffen schneller und eindeutiger erfolgen, weil Mimik und Körpersprache beobachtet und (unbewusst) mitverarbeitet werden können.

Außerdem finden viele Telefonkonferenzen nicht in der Muttersprache der Anwesenden, sondern z. B.  auf Englisch statt, sodass es zu sprachlichen Missverständnissen kommen kann.

Tipp 5: effiziente Telefonkonferenzen organisieren und durchführen

  • Teilnehmerkreis überschaubar halten. (Wer ist wirklich relevant für den Call?)
  • Klare Agenda formulieren.
  • Relevante Unterlagen vorab verteilen, so dass die Teilnehmenden Zeit haben, diese zu lesen
  • kurze Vorstellungsrunde machen – so kann der Name der Stimme zugeordnet werden
  • Monologe vermeiden – immer wieder durch Fragen einen Einbezug der Teilnehmenden herstellen
  • Eine kurze Abschlussrunde
  • Aktivitätenliste / Protokoll im Nachhinein versenden

Führungs-Know-how für Führen auf Distanz

Reflektieren Sie Ihren Führungsalltag regelmäßig, indem Sie sich Fragen stellen wie:

  • Wie möchte ich führen?
  • Bin ich die Führungskraft, die ich sein möchte?
  • Wie zufrieden bin ich mit der Zusammenarbeit mit meinem Team, mit einzelnen Mitarbeitenden?
  • Wie zufrieden bin ich mit den Ergebnissen des Teams und einzelner Mitarbeitenden?
  • Was kann ich dazu beitragen, um Zusammenarbeit und Ergebnisse zu verbessern?
  • Wie zufrieden bin ich mit meiner Führungsrolle?

Tipp 6: Gönnen Sie sich im Führungsalltag immer wieder eine kurze Achtsamkeitspause. Zum Beispiel als one-minute-mediation (Eine Minute lang die Aufmerksamkeit auf das Ein- und Ausatmen richten. Dabei nur den Atem wahrnehmen ohne zu bewerten oder ändern zu wollen).

By |2018-12-11T20:07:10+00:00Oktober 1st, 2018|Blog|0 Comments

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