Oft nehmen Sie mehrmals wöchentlich an Besprechungen teil. Das ein oder andere Mal fragen auch Sie sich vielleicht, ob die Besprechung das gewünschte Ergebnis geliefert hat.
Ich gebe Ihnen heute wertvolle Tipps mit auf den Weg, sodass jede Besprechung zu einem Erfolg wird.

Stellen Sie sich vor, dass Sie persönlich für den Erfolg einer anstehenden Besprechung zuständig sind. Einige Aufgaben wollen nun von Ihnen erledigt werden: Die Teilnehmer müssen informiert und eingeladen werden und das Programm für die Besprechung soll festgelegt werden.

Mit dieser Checkliste kommen Sie erfolgreich und schnell zu einer gut organisierten Besprechung.

• Prüfen Sie, ob dieser Besprechungstermin zwingend notwendig ist. Gibt es vielleicht Alternativen wie ein einfaches Telefonat oder eine E-Mail?
• Laden Sie alle Teilnehmer schriftlich ein und informieren Sie sie über:
  o Das Thema / die Themen der Besprechung und das Ziel.
  o mögliche Vorbereitungen für die Besprechung.
  o den Anfang, die Dauer, das Ende und den Ort der Besprechung.
• Beginnen und Beenden Sie die Besprechung pünktlich.
• Zum Beginn der Besprechung stellen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung vor, damit die Teilnehmer die Möglichkeit haben Punkte zu Beginn ergänzen zu können. Und auch um gegebenenfalls gemeinsam den Zeitbedarf für die einzelnen Punkte zu vereinbaren.
• Visualisieren Sie in Besprechung viel: Nutzen Sie beispielsweise ein Flipchart.
• Fassen Sie das Besprochene zusammen.
• Nutzen Sie beispielsweise eine Affektbilanz um unterschiedliche Standpunkte sichtbar und dadurch besprechbar zu machen.
• Halten Sie auf einer Liste fest ob und wenn ja welche Aufgaben im Nachgang zu Besprechung erledigt werden müssen: Wer macht was, mit wem, bis wann? „Wer“ muss immer bei der Besprechung anwesend sein, es können keine Arbeitsaufträge an nicht Anwesende gegeben werden.
• Beenden Sie die Besprechung pünktlich und fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Zufriedenheit mit dem Ergebnis der Besprechung, legen Sie hier einen Folgetermin fest.
• Sollte es Aufgaben geben, senden Sie im Nachgang zu Besprechung eine Aktivitätenliste und ein kurzes Protokoll an die Teilnehmer der Besprechung.

Als Teilnehmer an einer Besprechung bleibt die Organisation nicht an Ihnen hängen, jedoch habe ich auch für Sie eine Checkliste, die es Ihnen erleichtert erfolgreich an einer Besprechung mitzuarbeiten.

• Frage Sie sich, ob Sie wissen warum genau Sie an der Besprechung teilnehmen sollen.
• Bereiten Sie sich auf Ihre Teilnahme vor: Arbeiten Sie zugesandte Unterlagen durch, setzen Sie sich mit den Themen auseinander, um für einen beschleunigten und effektiven Ablauf der Besprechung zu sorgen.
• Klären Sie vorab welches Ziel die Besprechung hat und wie Sie einen produktiven Beitrag leisten können.
• Schalten Sie Ihr Handy und Ihren Laptop aus und fokussieren Sie sich auf die Besprechung.
• Halten Sie keine Monologe, sondern bleiben Sie im Dialog mit den anderen Teilnehmern.
• Hören Sie zu und fragen Sie aktiv nach, wenn etwas für Sie unklar ist.
• Sie haben bei einem Thema „Bauchgrummeln“? Teilen Sie dies sofort durch Ich-Botschaften mit, z.B. „Ich höre gerade von Dir, dass ich xyz übernehmen soll. Das bereitet mir Bauchschmerzen, weil ich gerade das Projekt abc betreue, die sehr aufwändig sind… Daher schlage ich folgende alternative Vorgehensweise vor…“
• Seien Sie pünktlich, sollte es hier Probleme geben teilen Sie diese vor dem Beginn der Besprechung dem Leiter der Besprechung mit.
• Erledigen Sie vereinbarte Aufgaben zuverlässig und fristgerecht.