Das Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeit- und Zielmanagement, bei der mit klar definierten und festgelegten Zeitfenstern zur Erledigung von Aufgaben gearbeitet wird.
Durch die klare Planung und die vorgegebene Struktur, wissen Sie immer wann Sie wie lange was erledigen sollten. Dadurch können Sie sich Ihre Zeit nicht nur besser einteilen, sondern schaffen durch produktivere Arbeit auch in kürzerer Zeit mehr.

Warum Sie mit dem Timeboxing beginnen sollten

Durch Timeboxing profitieren Sie vom Parkinson’schen Gesetz. Dieses besagt, dass Sie für eine Aufgabe genau so lange brauchen, wie Sie Zeit dafür haben – egal wie komplex oder umfangreich eine Aufgabe ist.

Vor Beginn einer Aufgabe, setzen Sie für ein Zeitfenster z.B. von 90 Minuten an. Setzen Sie sich für diesen Zeitraum einen Timer und legen dann alle anderen Aufgaben (oder auch elektronischen Geräte beiseite). Die Erfahrung zeigt: Sie werden in dieser Zeit fertig und erzielen ein gutes Ergebnis.

Ist die Aufgabe sehr komplex: dann brechen Sie sich in kleinere Schritte runter und setzen für diese Schritte dann Zeitfenster fest. Stückchen für Stückchen und fokussiert erreichen Sie so das große Ziel.

Durch Timeboxing verbessern Sie Ihre Produktivität und haben eine gesteigerte Konzentration, da Sie nicht permanent zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln.

Außerdem hilft Ihnen die Methode bei der Planung und auch dabei den Überblick nicht zu verlieren, da Sie auch Deadlines besser einhalten können.

Die Timeboxing Methode findet vom einzelnen Meeting bis zur Gestaltung eines ganzen Arbeitstages eine breite Möglichkeit zur Anwendung. Und das Beste: Die Methode ist für jeden geeignet und sofort einsetzbar. Es braucht nur Motivation und ein wenig Disziplin, um sich an die vorgegebenen Zeitfenster zu halten.

Wie Sie die Timeboxing Methode zur Gestaltung Ihres Arbeitstages anwenden können

Mit diesen Tipps können Sie die besten Ergebnisse bei Ihrer Tagesplanung aus dem Timeboxing erzielen:
  1. Nutzen Sie Ihre gesamte Zeit – Bilden Sie für die gesamte Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, Zeitfenster. Auch Zeitfenster für Pausen etc. dürfen und sollen geplant werden!
  2. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung – Planen Sie Ihre Zeitfenster am besten schon am Vorabend
  3. Bleiben Sie diszipliniert – Lassen Sie sich nicht ablenken und erledigen Sie zur geplanten Zeit nur die vorgesehenen Aufgaben.
  4. Planen Sie konkret – Überlegen Sie im Vorfeld bis ins Detail welche Aufgaben Sie wie erledigen wollen.
  5. Umgang mit Störungen – In den Zeiten, in denen Sie sehr fokussiert arbeiten möchten, schalten Sie am besten alles elektronischen Geräte aus oder stumm. Das gilt auch für eingehende E-Mails. Das fällt vielen Menschen (mir auch…) schwer, hilft aber beim fokussierten Abarbeiten.Und für besondere Situationen (Kind krank, Krise im Büro o.ä.) sind natürlich Ausnahmen erlaubt – aber nur hierfür und nicht durchgängig!

Wie setze ich Timeboxing in Meetings ein?

Das Besprechungen mal mehr und mal weniger effektiv sind, hat wohl jeder schon einmal erlebt. Wie kann ich mit Timeboxing arbeiten, um wertschätzend, vertrauensvoll und gleichzeitig effektiv in Besprechungen zu agieren? Hierzu stelle ich Ihnen zwei Wege vor:
1. Länge der Redebeiträge bei Meinungsbildungen festlegen
Manchmal ist bei Besprechungen eine ausführliche Diskussion nötig, oft aber nicht. Immer dann, wenn es darum geht die Meinungen einzelner zu einem Thema oder einem Vorschlag zu hören, bietet sich das Timeboxing an.
    • Es wird eine Redezeit pro Person festgelegt. Dabei alles von 1 Minuten für ein kurzes Rückmelde-Blitzlicht bis hin zu 10 Minuten oder mehr für eine ausführliche Stellungnahme möglich.
    • Stellen Sie einen Timer oder eine Uhr auf und stellen Sie die vereinbarte Zeit ein.
    • Dann stellen Sie die Uhr / den Timer gut sichtbar auf, so dass für alle klar ist, wieviel Redezeit dem Einzelnen noch bleibt.
    • Wenn der Timer piepst endet die Redezeit und die Redezeit der nächsten Person beginnt.

Was ist der Vorteil? Alle kommenden mit gleichen Redeanteilen zu Wort, introvertierte werden genauso gehört wie extrovertierte. Durch die zeitliche Begrenzung sind die Beiträge fokussiert. Alle wollen „auf den Punkt kommen“.

2. Agenda für Besprechungen mit Timeboxing versehen

Auch das kennen Sie wahrscheinlich alle: viele Punkte – eigentlich viel zu viele Punkte – stehen auf der Agenda eines Meetings. Die Diskussion fängt an und schwupps die wupps ist die Meetingzeit um, bevor alle Themen angesprochen wurden.Wie können Sie das durch Timeboxing ändern? Ganz einfach:

    • Zu Beginn des Meetings wird die Agenda inhaltlich vorgestellt und verabschiedet.
    • Die Moderatorin des Meetings bespricht dann gemeinsam mit den Teilnehmenden wie viel Zeit welcher Agendapunkt benötigt.
    • Natürlich so, dass die gesamte zur Verfügung stehende Zeit nicht überschritten wird.
    • Bei Bedarf wird auch noch eine Reihenfolge für die Themen festgelegt.
    • Dann startet das Meeting inhaltlich. Die Moderatorin achtet auch die Einhaltung der pro Punkt vereinbarten Zeit.
    • Sollte doch ein höherer Zeitbedarf für ein Thema bestehen als zunächst vereinbart, muss die Gruppe entscheiden, ob und wie dies zu Lasten der anderen Themen geht.

Was ist der Vorteil einer Agenda mit Timeboxing? Ein höherer Fokus der gesamten Gruppe bei der Diskussion und ein zeitlicher Fokus auf die Themen, die aktuell mit Priorität besprochen und geklärt werden müssen. Und ganz nebenbei übt sich die Gruppe in kollektiven Entscheidungsverfahren.

Tipps zum Timeboxing

Buchtipps:

„Agile Organisationsentwiclung – Handbuch zum Aufbau anpassungsfähiger Organisationen“ – Bernd Oestereich, Claudia Schröder

„Die Bullet Journal Methode“ – Ryder Carroll

Timer oder Uhr:

Es gibt verschiedene Timeboxing Apps für Handys. Auch eine gut sichtbar aufgestellte Uhr, die Ihnen die noch zur Verfügung stehende Zeit veranschaulicht, verhilft Ihnen zu mehr Produktivität.