In jedem Betrieb fallen jährlich Mitarbeiter durch Krankheiten aus – das ist ganz natürlich und normal. Und eine der wesentlichen Aufgaben von Führungskräften, Inhabern/innen oder Geschäftsführern/innen ist es, sowohl die Entwicklung der Fluktuation als auch die Entwicklung des Krankenstandes kontinuierlich im Blick zu haben. Und mit kontinuierlich meine ich jeden Monat.

Als Faustregel arbeite ich dann auf folgender Basis weiter:

Fällt ein/e Mitarbeiter/in mehr als 20 Tage in einem Jahr aus, sollten Sie nach der Rückkehr aus der Krankheit einen Termin mit dem Mitarbeitenden vereinbaren, dem auf Wunsch auch der Betriebsrat beiwohnen kann. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein erfolgreiches Krankenrückkehrgespräch.

Organisieren Sie bereits vorab – legen Sie Verantwortungen fest & werten Sie Krankenstände aus

Als Inhaber/in eines Unternehmens sind Sie letztendlich nicht nur für Ziele und Strategien verantwortlich, sondern auch für die Entwicklung einer gesunden Unternehmenskultur. Aus den Gallup-Studien wissen wir seit langem, dass emotional stark an ein Unternehmen gebundene Beschäftigte sowohl einen geringeren Krankenstand als auch eine geringere Fluktuationsrate aufweisen. Das hat natürlich auch einen direkten Einfluss auf die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Leider sind im Schnitt nur ca. 15 % aller Beschäftigten in Deutschland emotional stark an ihren Arbeitgeber gebunden.

Mit dem Führen wertschätzender Krankenrückkehrgespräche haben Sie ein Steuerungselement für Unternehmenskultur und Krankenstand in Ihren Händen.

Der erste Schritt: Werten Sie regelmäßig den Krankenstand in Ihrem Unternehmen aus, hierzu ist es oft schon ausreichend eine Excel-Liste anzulegen, die die Summe der Krankentage der einzelnen Mitarbeitenden pro Monat enthält. Vergleichen Sie monatlich wie sich der Krankenstand zu den Vorjahresmonaten entwickelt hat (besser/schlechter/gleich). Erzielen Sie bessere Ergebnisse als im Vorjahr, freuen Sie sich. Sind Ihre Ergebnisse schlechter, suchen Sie nach der Ursache.

Reflektieren Sie dabei zuerst die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen: Haben sich die Rahmenbedingungen im Unternehmen verändert – Arbeitszeit – Überstunden – Reorganisation – das Team selbst – Kollegen – Führungskräfte – o.a.? Nehmen Sie eine Überforderung oder Unterforderung bei allen oder einzelnen Beschäftigten wahr? Wie gut ist die Zusammenarbeit im Team? Bestehen ungelöste Konflikte? Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit mit den Führungskräften?

Schauen Sie danach auf Beschäftigte, bei denen sich die Krankentage in die Höhe entwickelt haben. Manchmal – gerade in kleinen und mittleren Unternehmen – schnellt die Krankenquote in die Höhe, weil ein Beschäftigter schwer erkrankt ist oder einen Unfall hatte. Diese Beschäftigten betrachten Sie separat. Manchmal steigt die Krankenquote aber auch aus weniger offensichtlichen Gründen an: dann gilt ein offenes und wertschätzendes Gespräch zu führen.

Entwickeln Sie auf dieser Basis Maßnahmen – wenn möglich beteiligungsorientiert, um eine gesunde Unternehmenskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern. Und starten Sie mit Krankenrückkehrgesprächen.

Das Krankenrückkehrgespräch vorbereiten

Wenn Sie mit Ihrem Mitarbeitenden, der bereits über 20 Tage im Jahr krankgeschrieben war, einen Termin für das Gespräch vereinbart haben und gegebenenfalls den Betriebsrat über das Gespräch informiert haben, beginnen Sie mit der Vorbereitung des Krankenrückkehrgesprächs.
Überlegen Sie was sie
  • Was habe ich wahrgenommen bei meinem Beschäftigten (Verhalten, Aussehen / körperliche Verfassung, psychische Verfassung o.a.)
  • Was wissen Sie über berufliche oder private Veränderungen?
  • Wie haben Sie Ihren Mitarbeitenden in der Vergangenheit bereits unterstützt und wie könnten Sie zukünftig noch unterstützen?
  • Welche Auswirkungen hat der hohe Krankenstand auf das restliche Team oder auf das Unternehmen?
  • Wie fühlen Sie sich, wenn Ihr/e Mitarbeiter/in so oft krank ist

Planen Sie für das Gespräch genügend Zeit ein! Es sollte in keinem Fall zwischen Tür und Angel stattfinden.

Starten Sie entspannt, in einer guten eigenen Verfassung und mit einem positivem Menschen- und Mitarbeiterbild in das Krankenrückkehrgespräch. (… „The quality of an intervention depends on the inner state of the intervener“, Otto Scharmer)

Seien Sie während des Gespräches entspannt

Ziel des Krankenrückkehrgespräches ist es Ihren Mitarbeitenden in seiner Gesundheit zu unterstützen, zu einem gesunden Verhalten anzuregen und die Zusammenarbeit auf eine gute Basis zu stellen. Orientieren Sie sich dabei an der Checkliste aus meinem Download-Bereich.

Halten Sie während des Gespräches mit Papier und Stift das fest, was besprochen und vereinbart wurde. Um zu schauen, ob die Vereinbarungen umgesetzt werden konnten, können Sie gegebenenfalls einen Termin für die Nachbereitung mit Ihrem Mitarbeiter festlegen. Je nach Komplexität ist dies auf jeden Fall sinnvoll.

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch – die Nachbereitung

Bereiten Sie jedes Krankenrückkehrgespräch ausführlich nach. Reflektieren Sie ob das Problem ein individuelles Problem des Mitarbeitenden ist oder ob es sich um ein strukturelles Problem mehrerer Mitarbeiter handelt.

Handelt es sich um ein individuelles Problem des einzelnen Mitarbeiters, dann setzen Sie die Vereinbarungen um und unterstützen Sie die Mitarbeiter.

Ist das Problem ein strukturelles, also ein Problem, welches mehrere Mitarbeiter haben, dann arbeiten Sie an den Rahmenbedingungen. Hilfreich kann es in diesem Fall auch sein, mithilfe einer Mitarbeiterbefragung eine Bestandsaufnahme zu tätigen, um zielgerichteter Maßnahmen entwickeln zu können. Auch das Qualitätssiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber der Bertelsmann Stiftung bietet hier hilfreiche Ansatzpunkte.

Sind Sie selbst nach dem Krankenrückkehrgespräch unsicher oder betroffen, ziehen Sie eine kollegiale Fallberatung oder eine externe Supervision zu Rate.

Gesunde Unternehmenskultur ist Chefsache.