Delegieren will gelernt und bewusst eingesetzt werden. Es hat nichts zu tun mit „eine Aufgabe mal im Vorbeigehen weitergeben“. Aber genau dieses Verhalten sehe ich in der Realität sehr oft. Verbunden mit Frust auf beiden Seiten.

Gutes Delegieren setzt das Klären von Erwartungen voraus. Was wird wirklich delegiert und welche Erwartungen hat die Führungskraft an den Mitarbeitenden, an den delegiert wurde? Was wird angenommen, was will der Mitarbeitende wirklich übernehmen und woher weiß der Mitarbeitende, dass die übertragene Aufgabe zufriedenstellend erledigt wurde?

Erwartungsmanagement geht nicht im Vorbeigehen. Erwartungsmanagement setzt klare Kommunikation auf beiden Seiten und (ein wenig) Zeit voraus.

Wie kann eine gute Delegation erfolgen?

Nach der Auswahl der richtigen Person für die zu delegierende Aufgabe ist der erste Schritt ein Delegationsgespräch:

  • Die Aufgabe wird klar kommuniziert.
  • Rücksprachen können gestellt und Unklarheiten besprochen werden.
  • Ziele werden definiert
  • werden Ressourcen zur Verfügung gestellt (Zeit, Wissen, Unterstützung, Hilfsmittel…)

Wichtig zu beachten ist hier die Delegationsstufe, auf der eine Aufgabe delegiert wird. Je nach Management-Praxis findet man hier in der Regel fünf bis sieben Stufen.

Aus Gründen der Vereinfachung erläutere ich die Delegationsstufen anhand von 5 Stufen:

  1. Stufe: Führungskraft gibt vor – „Mache diese Aufgabe auf diese Art und Weise.“
  2. Stufe: Mitarbeitende/r arbeitet sich in ein Thema ein, erarbeitet Möglichkeiten und hält vor der Entscheidung Rücksprache mit dem Delegierenden.
  3. Stufe: Mitarbeitende/r erarbeitet konkrete und alternative Lösungsvorschläge, die mit dem Delegierenden diskutiert werden.
  4. Stufe: Mitarbeitende/r bearbeitet das Thema eigenverantwortlich, trifft eine Entscheidung und gibt danach eine Rückmeldung an den Delegierenden.
  5. Stufe: Mitarbeitende/r bearbeitet das Thema eigenverantwortlich, trifft eine Entscheidung ohne Rückmeldung an den Delegierenden.

Vielleicht haben Sie gerade beim Lesen gedacht: upps – Stufe 5, dass muss ich mich erstmal trauen! Je mehr Verantwortung und Entscheidungskompetenz ich als Führungskraft abgebe, desto größer muss mein Vertrauen in meinen Mitarbeitenden! Und Vertrauen muss wachsen! Das ist oft für junge Führungskräfte eine große Lernchance.

Je nach Delegationsstufe ist der zweite Schritt im Delegationsprozess ein Gespräch zum Zwischenstand. Schritt 3 ist dann ein Abschlussgespräch. In der Abschlussgespräch gehört auch in einem angemessenen Umfang Lob und Kritik.

 

Und jetzt?

Wenn Sie in den nächsten Wochen etwas delegieren oder eine Aufgabe delegiert erhalten, probieren Sie das Erwartungsmanagement, die 5 Stufen der Delegation und die 3 Umsetzungsschritte gezielt aus. Nehmen Sie sich danach kurz Zeit, um die Qualität der Delegation zu überprüfen: Was hat sich verändert? Was ist besser geworden? Wo ist noch Luft nach oben?

Sie möchten Ihre Organisation / Ihr Unternehmen weiterentwickeln und begleiten lassen? Sprechen Sie mich gerne auf Möglichkeiten an. Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme:  info@gmk-entwicklung.de